Dokumentenmanagement
DocuWare Digitalisieren. Automatisieren. Absichern.

DocuWare – Dokumente und Workflows zentral im Griff.

DocuWare verbindet Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und digitale Archivierung in einer Plattform. So werden Eingangsrechnungen, Verträge und Personalakten nachvollziehbar gesteuert – ob im Cloud- oder On-Premises-Betrieb.

Beratungstermin anfragen DocuWare entdecken
Bereitstellung
Cloud & On-Premises Flexibel skalieren, sicher betreiben
Compliance
Revisionssicher GoBD- & DSGVO-konforme Archivierung
Automatisierung
Workflow-Engine Freigaben, Eskalationen & Benachrichtigungen
DocuWare Übersicht mit Highlights für digitale Dokumentenprozesse
Zentrale Plattform

Dokumente, Metadaten und Workflows bleiben in einem sicheren Kontext.

Produktüberblick

Mehr Tempo und Transparenz für Dokumentenprozesse.

DocuWare bringt Struktur in Dokumente, E-Mails und Daten. Aktuellis begleitet die Einführung mit Prozessanalyse, Konfiguration und Integration, damit digitale Abläufe messbar schneller werden.

Schneller Zugriff

Volltextsuche, Filter und Workflows bringen Dokumente in Sekunden zum Team.

  • Intelligente Indexierung durch Barcodes, OCR und Feldzuordnung.
  • Individuelle Rollen, Berechtigungen und digitale Aktenstrukturen.
  • Mobil verfügbar – für Büro, Homeoffice und unterwegs.

Automatisierte Workflows

Freigaben, Eskalationen und Benachrichtigungen laufen regelbasiert.

  • Workflow-Designer für Freigaben von Rechnungen und Verträgen.
  • Transparente Aufgabenlisten für Fachbereiche und Management.
  • Integration in ERP, CRM und E-Mail-Systeme.

Revisionssicher archiviert

Dokumente bleiben nachvollziehbar, geschützt und jederzeit prüfbar.

  • GoBD- und DSGVO-konforme Speicherung mit Protokollen.
  • Automatische Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte.
  • Audit-Trails für Freigaben, Änderungen und Zugriffe.
Anwendungsfelder

Digitale Workflows für alle Fachbereiche.

Von der Eingangsrechnung bis zur Personalakte: DocuWare automatisiert zentrale Aufgaben, reduziert manuelle Bearbeitung und schafft klare Verantwortlichkeiten.

Eingangsrechnungen digital prüfen und freigeben

Eingangsrechnungen

Automatisierte Erfassung, Freigabe und Buchung inklusive Skontofristen.

Vertragsmanagement mit Fristen und Freigaben

Vertragsmanagement

Verträge auffindbar halten, Fristen überwachen und Genehmigungen steuern.

Digitale Personalakte mit sicheren Zugriffsrechten

Personalmanagement

Digitale Personalakten, Bewerbungsprozesse und Onboarding in einem System.

Beschaffung und Freigabeprozesse im Einkauf

Einkauf

Bestellungen, Lieferantenbelege und Freigabeschritte zentral dokumentiert.

Vertrieb und Marketing mit konsistenter Dokumentation

Vertrieb & Marketing

Angebote, Kampagnenmaterial und Kundenakte bleiben jederzeit verfügbar.

Finanzabteilung mit revisionssicherer Archivierung

Buchhaltung & Finanzen

Belege, Reports und Prüfpfade bleiben in einer digitalen Akte.

Highlights

Intelligente Dokumentenprozesse in der Praxis.

DocuWare kombiniert sichere Archivierung, KI-gestützte Erfassung und mobile Arbeit. Die folgenden Einblicke zeigen typische Module und Einsatzbereiche.

Sichere Archivierung in DocuWare
Revisionssichere Archivierung mit klaren Zugriffsrechten.
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung in DocuWare
Intelligent Document Processing für automatisierte Datenerkennung.
Mobiles Arbeiten mit DocuWare auf Tablet und Smartphone
Dokumente mobil prüfen, freigeben und unterschreiben.
Vertragsverwaltung mit zentralen Workflows
Fristenmanagement und Versionierung für Vertragsakten.

So unterstützt Aktuellis Ihr DocuWare-Projekt.

Wir analysieren Ihre Prozesse, konfigurieren DocuWare passgenau und integrieren die Lösung in Ihre Systemlandschaft. Damit neue Workflows schnell live gehen und Ihr Team von Anfang an effizient arbeitet.

  • Prozess-Workshops, Dokumentenklassifikation und Datenmodellierung.
  • Integration in ERP, CRM, E-Mail und Fachanwendungen via Schnittstellen.
  • Schulung, Support und kontinuierliche Optimierung im laufenden Betrieb.
Projekt anfragen Kontakt per E-Mail

Direkter Draht

Weitere Fragen? Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf ein Gespräch, beantworten Ihre Fragen, vereinbaren einen Beratungstermin und besprechen passende Optionen – selbstverständlich unverbindlich.

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